C’est décidé, vous allez procéder au déménagement de votre entreprise dans un environnement plus adéquat. Pour que tout se passe bien, soyez préventif, organisé, et surtout sachez jouer collectif !
Le déménagement, un événement délicat dans la vie d’une entreprise
Quel qu’en soit le motif, locaux archaïques, emplacement inapproprié, le déménagement d’une entreprise est souvent vécu comme une étape difficile. Au-delà des questions techniques et financières, changer d’environnement de travail peut aussi générer du stress pour le personnel. C’est notamment le cas pour les structures à enjeux délicats, comme les activités hospitalières. C’est également le cas pour les structures nécessitant de lourds dispositifs de sécurité. Pour éviter les bouleversements de dernière minute, anticipez chaque point en amont, en collaboration étroite avec les intéressés. De façon à reprendre l’activité en toute sérénité.
Organiser le transfert du parc informatique au plus tôt
Peu importe le secteur de l’entreprise, le transfert du parc informatique et numérique constitue l’une des préoccupations clés du déménagement. L’emplacement des branchements de tous ordres est à considérer en priorité. En même temps que les contraintes sécuritaires autour desquelles se décidera la nouvelle répartition des espaces de travail.
Prenez le temps de rassembler vos collaborateurs au moins 6 mois à l’avance. Vous pouvez par exemple organiser un pot pour leur communiquer ces données essentielles. Puis organisez 2 ou 3 réunions collectives consacrées aux questions légitimes qui demanderont des réponses concrètes : voies d’accès, commerces et écoles à proximité, transports collectifs, stationnements, surface des salles de travail, emplacement des fenêtres, accès pour personnes handicapées, accès de livraison, etc.
Établir une check-list détaillée
Sur le plan purement administratif, n’attendez pas non plus le dernier moment pour négocier votre bail professionnel, acheter de nouveaux mobiliers, ou communiquer votre nouvelle adresse auprès des différentes administrations.
Trop de responsables d’entreprises minimisent l’organisation du jour J. Sachez que le marché du déménagement est vaste et les contrats variés. N’hésitez donc pas à réclamer plusieurs devis pour le déménagement de votre entreprise ! Sachez que certains déménageurs sont spécialisés dans la réimplantation des structures industrielles.
Dans certains secteurs, notamment les entreprises publiques, des aides sont parfois accordées autour de ce type d’événement. Ne passez pas à côté. Préparez aussi un cahier des charges où seront inventoriés l’ensemble des meubles et objets à véhiculer. Vous pourrez mettre l’accent sur le matériel fragile à ce moment-là. En interne, établissez enfin un rétroplanning de façon à ce que chacun sache précisément quoi faire le moment venu.
Malgré la multiplication des dispositifs de précaution, des incidents peuvent se produire au moment de l’installation dans les nouveaux locaux. Pensez donc à informer votre assureur du transfert de votre entreprise avant le jour J.
